同族企業等とは異なり、定期的に代表理事、役員が変更となることが多い団体では、諸会議の運営についても、後々手続き上の瑕疵を指摘されることがないように気をつける必要があります。
- 社員総会の権限について
- 理事会非設置の場合社員総会は法人の最高意思決定機関として、組織、運営、管理その他一切の事項について決議する権限を有します。
- 理事会設置の場合具体的な運営に関わる業務執行の決定は理事会の決議事項となります。
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- 定時社員総会の招集について
- 理事若しくは理事会が下記の事項を決定の上、理事が招集します。・社員総会の日時、場所・社員総会の目的事項・書面で議決権を行使できる場合にはその旨・電磁的方法によって議決権を行使できる場合にはその旨、ほか
- 招集通知は、下記の期限までに発しなければなりません。・社員総会の日の1週間前まで・理事会非設置で、定款に１週間を下回る期間の定めがある場合はその期間まで・書面、または電磁的方法による議決権行使を認める場合には２週間前まで・なお、書面、または電磁的方法による議決権行使を認める場合を除き、社員全員の同意がある場合には、招集手続きを経ることなく開催することが出来ます。
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- 社員総会の決議について
- 普通決議決議要件は、定款に別段の定めがある場合、及び下記を除き、総社員の議決権の過半数を有する社員が出席し、出席した社員の議決権の過半数となります。
- 特殊決議決議要件は、総社員の半数以上であって、かつ総議決権の三分の二以上となります。・社員の除名・監事の解任・理事、監事、会計監査人の損害賠償責任の一部免除・定款の変更・解散及び継続、合併の決議など
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- 議決権の行使
- 代理権を証明する書面を提出することにより代理行使が出来ます。
- 書面または電磁的方法におる議決権行使を認める場合には、招集通知の際、社員総会参考書類を交付しなければなりません。
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- 社員総会の運営
- 一定の場合を除き、理事は社員総会において社員からの質問に対する説明義務があります。
- 社員総会の議事録を作成する必要があり、10年間の保管義務、及び社員、債権者からの請求に対し閲覧させる義務があります。
